“No me da la vida”, “no tengo tiempo para nada” o “el día debería tener más horas”. ¿Te reconoces en estas expresiones? Si tu respuesta es afirmativa, la gestión del tiempo es tu asignatura pendiente. Antes de nada, tienes que saber que optimizar las horas de forma adecuada te hará más eficaz y productivo.
Cuando hablamos de gestionar el tiempo es habitual llevárselo al ámbito laboral. Y sí, redunda en nuestra eficiencia y en la calidad de nuestro trabajo. Pero, en el ámbito personal es igual o más importante, ya que disponer de tiempo para nosotros mismos aumentará nuestra calidad de vida. Además, ambos casos están íntimamente relacionados.
Lo cierto es que al optimizar el tiempo en tu trabajo, dispondrás de más tiempo para ti y para los tuyos. Si estás dispuesto a intentarlo, toma nota de los siguientes consejos. Cuando los hayas interiorizados, nos cuentas cómo ha mejorado tu calidad de vida, ¿te parece?
Consejos para gestionar adecuadamente tu tiempo
Como todo en esta vida, la planificación y la organización son claves. Empieza analizando la semana que tienes por delante y detalla todo lo que tienes que hacer, cada día. Esta información te facilitará mucho las cosas.
Una vez que hayas planificado las tareas:
- Aunque todas te parezcan igual de importantes y urgentes, no lo son. Tómate tu tiempo y distingue entre tareas urgentes e importantes. Los asuntos que no puedes dejar para más adelante, serán los que tengas que priorizar. Dentro de las actividades urgentes, valora el grado de urgencia de cada una de ellas. Haz lo mismo con las importantes. La mejor manera de ‘verlo’ es por escrito. Así que, coge una libreta y un boli y, manos a la obra. Eso sí, no vayas aplazando las tareas que menos te gusten, sé realmente objetivo en esta clasificación.
- Conócete. El rendimiento de las personas no es el mismo en todas las horas del día ni de la jornada laboral. Identifica cuáles son las horas en las que estás más concentrado y realiza en ellas las tareas que has identificado como prioritarias. Normalmente, es después de comer cuando rendimos menos, por lo que quizá sea el mejor momento para hacer aquello que no suponga una gran concentración ni esfuerzo.
- Evita distracciones. Las interrupciones son expertas ladronas de tiempo. El teléfono, el correo electrónico -¿sabes que consultamos el email cerca de 20 veces por hora?-, una reunión o visita no planificada… son las principales distracciones. Es fundamental asignar un tiempo a cada tarea. Por ejemplo, revisar el correo dos veces al día de 8.30 a 9.00 y de 17.30 a 18.00.
- Aprende a delegar. Delegar es un arte. No consiste simplemente en asignar tareas a otros miembros del equipo, sino en involucrarles en la consecución de objetivos. Céntrate en lo que realices con absoluta eficacia y delega otras actividades a las personas que mejor vayan a realizarlas. Resérvate tiempo para revisar el resultado final.
- Evita la multitarea. Hacer varias cosas a la vez se parece más a no hacer ninguna y es contraproducente. Así que, olvídate de la multitarea. Reduce la concentración, hace que pierdas el foco de lo importante y el resultado del trabajo final puede no ser de la calidad deseada.
La técnica Pomodoro
Desarrollada por Francesco Cirillo en la década de los 80, la técnica Pomodoro es una eficaz herramienta para la gestión del tiempo. Se basa en la división del tiempo en fragmentos de 25 minutos, pomodoros, seguidos de 5 minutos de descanso.
Este método defiende que las pausas regulares mejoran la agilidad mental, mejorando la productividad y disminuyendo las interrupciones.
Para ponerla en práctica, sólo necesitas el típico reloj de cocina, como el que inspiró a su creador a la hora de bautizar este técnica, o elegir alguna aplicación móvil como Focus To Do o Pomodoro Timer, entre otras.
¿Te animas a organizar tu tiempo de una manera más eficiente?
