El verano es una época ideal para planificar viajes, porque el sol luce en lo alto y las familias aprovechan para hacer muchas actividades al aire libre en los entornos rurales de nuestro país, pero también en las zonas de playa o montaña que más les gustan. Eso sí, para algunas empresas con muchos empleados esto suele suponer un quebradero de cabeza, porque necesitan tiempo y antelación para organizar las vacaciones de todos los empleados.
Tener en cuenta los periodos de inactividad, los festivos y la elección de un software de gestión son algunas de las mejores ideas para ayudar a los empresarios a planificarse, pero también pueden seguir una serie de consejos como los que te presentamos en este artículo. Si los aplicas poco a poco, verás cómo puedes conciliar los horarios para seguir dando todos los servicios de tu negocio sin dificultades.
6 tareas para organizar las vacaciones empresariales con éxito
En el momento de organizar las vacaciones de los empleados, deberías preparar algún criterio de selección para que te sea mucho más fácil. Piensa en el modelo que vayas a seguir, priorizando a los padres con niños, al personal que lleva más tiempo o de forma rotativa, de forma que todos te entiendan bien cuando vayas a otorgar los turnos.
Después, encárgate de informarles sobre cuándo van a poder pedir sus vacaciones y quiénes van a ser los primeros. En las empresas pequeñas no es tan necesario seguir este protocolo, pero cuando empiezas a crecer porque tu actividad va bien, necesitarás poner en práctica algunos de los consejos que te enseñamos en esta lista:
- Prepara un documento específico. Actualiza y recoge todas las solicitudes de vacaciones en una misma hoja digital, ya sea en una aplicación como excel o en un programa informático que te permita realizar los cálculos. Microsoft y Apple te proponen varias herramientas integradas que pueden servirte, también, para asignarles las nuevas tareas cuando vuelvan de su tiempo libre.
- Utiliza colores para diferenciar las ausencias aprobadas. Los equipos de trabajo requieren de una dedicación especial, porque las tareas son muy concretas y es difícil cubrir las bajas de un trabajador específico. Asegúrate de asignar colores para cada uno de ellos y prevenir las posibles altas o bajas que haya en el equipo, para encontrar un empleado que pueda suplir el hueco o contratar a una persona externa que se encargue de sus objetivos.
- Registra los días de vacaciones. En ese mismo documento, encárgate de escribir cuántos días de vacaciones corresponden a cada uno. Puedes establecer alguna fórmula matemática que te saque el número de días de cada uno de forma automática, junto con el total anual, para que no se te escape ninguno en el momento menos esperado.
- Lee bien los contratos de los trabajadores. Señala los periodos de vacaciones que vienen determinados en el contrato del trabajador y hazle saber cuántos de ellos le corresponden para que pueda planificarse de antemano. Es posible que, aunque lo sepan, no tengan tiempo para irse de vacaciones y decidan atrasarlos para más adelante, por lo que también te vendrá bien para planificar el futuro de tu empresa.
- Conoce bien los objetivos a corto y medio plazo. En la hoja de cálculo que hayas creado puedes poner un apartado distinto para cada proyecto o área a la que estén asignados tus empleados. De esta forma, tendrás una ficha que te permitirá anticipar cualquier inconveniente que pueda truncar las metas que hayas propuesto para el negocio, como hacer una entrega urgente a un cliente o realizar una inversión destacada para mejorar la sostenibilidad de la empresa.
- Establece responsables de supervisar las vacaciones para cada equipo o empleado. Hay ocasiones en las que no puedes llevar al día toda la planificación de las vacaciones y es necesario contar con una ayuda extra. Estos responsables podrán cargar o descargar de tareas a aquellos trabajadores que no están de vacaciones, facilitando la tarea para que luego puedan incorporarse sin problemas.
Una buena idea consiste en involucrar a los empleados en el reparto de tareas y responsabilidades durante la época vacacional. Ellos mismos pueden encargarse de formalizar contratos temporales durante estos períodos festivos, organizar los festivos de sus compañeros e incluso realizar el seguimiento de los días que han estado sin venir. Esto te ayudará a generar confianza con ellos para que la relación laboral sea plena y feliz en todo momento.
