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Hasta hace algunos años, los pequeños negocios eran más reticentes a este método de pago, pero hoy en día deben disponer de un TPV (terminal de punto de venta) para gestionar sus procesos de venta. A continuación, te contamos cuáles son las principales ventajas de los TPV y por qué cualquier negocio actual debería incorporar uno.
¿Qué es un TPV y para qué sirve?
Las siglas TPV corresponden a “terminal punto de venta”, un concepto con el que nos referimos al dispositivo que nos permite gestionar todas las ventas de nuestro negocio. Es decir, es un instrumento contable que nos ayuda a llevar un control exhaustivo tanto de la facturación que generamos como del stock que nos queda. Además, es una manera de garantizar flexibilidad en la forma de pago para tus clientes.
Elementos que componen este sistema de pago
Para entender el concepto global de TPV, hay que visualizar que se compone de dos grandes áreas: el hardware o soporte físico, y el software. El hardware es el conjunto de elementos físicos que conforman el terminal punto de venta.
Es decir, el datáfono, el monitor para gestionar los procesos, la caja monetaria, donde se guardan las monedas y billetes, así como los tickets del datáfono, la impresora de estos tickets y el lector del código de barras.
Todos estos elementos conforman el TPV físico, puesto que todos ellos son necesarios para registrar las ventas y llevar el control de las mismas, así como de dar de baja del stock los productos que se venden. Asimismo, el software es el programa o aplicación informática que se encarga de hacer que todos los elementos del hardware funcionen de manera cohesionada.
En este sentido, existen softwares especializados en distintos sectores de negocio, siendo el TPV de hostelería uno de los más habituales, intuitivos y sencillos.
⮞ TPV o datáfono ¿es lo mismo?
Aunque se suelen utilizar como sinónimos, lo cierto es que no lo son. El datáfono es un elemento que forma parte del TPV. De hecho, es uno de los más importantes, puesto que es el dispositivo que concede a un negocio una entidad bancaria con el que puede realizar los cobros de los pagos con tarjeta. Hoy en día, el 74% de los españoles paga habitualmente con tarjeta, lo que evidencia la importancia de contar con un datáfono dentro del TPV de tu negocio. Asimismo, muchos de ellos deciden pagar con tarjeta a través del móvil utilizando el método contactless. No obstante, el funcionamiento es el mismo.
Asimismo, el datáfono es un dispositivo tecnológico que únicamente imprime los tickets de las operaciones que registra mediante los pagos por tarjeta. En cambio, el TPV no solo puede imprimir tickets, sino que también genera facturas y albaranes.
¿Cómo funciona un Terminal de Punto de Venta?
El funcionamiento de un TPV debe entenderse como un engranaje perfecto entre el software y el hardware. De esta forma, permite gestionar el proceso íntegro de venta de un negocio, desde la recepción del producto hasta que este se registra dentro del sistema virtual y se efectúa el cobro.
Por tanto, no solo lleva un control de la facturación, sino que también automatiza el estado del stock, restando aquellos productos que ya se han vendido. Y, por supuesto, genera las facturas y los albaranes necesarios para recepcionar cada producto o cobrar cada servicio.
Por este motivo cuenta con un equipamiento tan completo que va más allá del datáfono. El TPV es una herramienta con la que automatizamos el proceso de gestión de ventas que antes era manual, y que básicamente consistía en la caja registradora y el libro de contabilidad. Así, distinguimos dos grandes procesos: cobro y control de caja. Además, permite realizar una devolución si un cliente lo solicita.
Para entender el proceso, imagina que nuestro negocio es un comercio local de ropa. El TPV nos permitiría, en primer lugar, recepcionar la mercancía y registrar de forma unificada cada prenda, con su precio correspondiente y la cantidad que tengamos de cada una.
En el momento en que un cliente comprase una, el TPV registra dicha venta como facturación, incluyendo el IVA y otros impuestos si los hubiera, genera el resguardo de la venta y descuenta una prenda dentro de la cantidad inicial que había cuando hemos recepcionado el pedido inicial.
Al final del día, las ventas generadas a través del TPV deben cuadrar con las que hemos registrado entre el datáfono y el dinero al contado. También debe coincidir la cantidad de productos que tenemos en stock con los que indica esta herramienta.
⮞ ¿Cuánto tarda en llegar un pago a través de este sistema?
El plazo de tiempo que transcurre entre que el cliente efectúa el pago por tarjeta mediante el datáfono y llega a la cuenta de tu negocio depende de las condiciones de cada entidad bancaria, si bien lo habitual es que llegue en 24/48 horas laborables.
Diferentes tipos de TPV según tu negocio
Existen cuatro tipos de TPV que son los más frecuentes, en función de cuál sea tu actividad:
- TPV fijo: es el más habitual, ya que se ubica de manera física en tu local y se conecta al sistema informático del mismo. Es decir, solamente lo puedes utilizar en tu negocio físico.
- TPV virtual: se trata de un terminal de punto de venta de modalidad online; es decir, que se aloja dentro de un servidor informático con el que puedes gestionar tus ventas de manera online y personalizada.
- TPV inalámbrico: en este caso, hablamos de un conjunto de dispositivos físicos, pero que funcionan de forma inalámbrica mediante conexión WiFi, lo que te proporciona más movilidad dentro del rango de alcance de la red de tu negocio.
- TPV integrado: se trata de un sistema pensado para empresas de mayor nivel de facturación, que permite integrar tu propio sistema contable y de ventas con el terminal. Es perfecto, por ejemplo, para negocios que cuentan con varios establecimientos.
Ventajas de usar un TPV en tu negocio
Los beneficios que reporta el uso de un TPV para tu empresa son múltiples, especialmente en el contexto actual en el que vivimos, donde la digitalización y el pago virtual han experimentado un auge tan importante. Las ventajas más señaladas son:
- Control automatizado del stock y de las operaciones de venta.
- Gestión de la facturación y la contabilidad de manera más sencilla.
- Agilidad en las operaciones de cobro a los clientes.
- Posibilidad de realizar un seguimiento individualizado de las ventas en cada época del año, para obtener datos sobre el comportamiento de los clientes.
- Permite identificar los resultados comerciales de los empleados.
- El cliente percibe más flexibilidad y facilidad para él mismo por parte de tu negocio, lo que hace que su predisposición y su imagen sobre tu negocio sea más positiva.
Descubre el servicio de TPV virtual del Grupo Caja Rural
Los bancos tenemos la necesidad de adaptarnos a las necesidades del cliente, que, a su vez, responde a la demanda del usuario final. En Grupo Caja Rural lo hacemos gracias a nuestro servicio de TPV virtual, una herramienta que permite a las empresas efectuar sus pagos de forma segura, multimodal y rápida, al tiempo que les ayuda a llevar un buen control de su stock y de su facturación.
Asimismo, el servicio de TPV virtual de Grupo Caja Rural está diseñado para que reciban, al momento, las transacciones que les corresponden, garantizando así mayor liquidez. Y, en caso de que reciban habitualmente a turistas de otras nacionalidades, disponen de la opción de cobro multidivisa.
En definitiva, este servicio es una muestra de cómo las entidades bancarias debemos adecuarnos a la evolución de la sociedad para hacer que el resto de negocios también avancen. Y, desde Grupo Caja Rural, tenemos un objetivo claro: crecer haciendo que nuestros clientes también crezcan.