Hoy en día, trabajar en la nube con seguridad es imprescindible para compartir información en la oficina. Es un sistema cómodo, que ahorra tiempo y nos permite trabajar en un mismo documento desde varios ordenadores distintos.
Pero a la hora de elegir un buen método de cloud computing, debemos tener en cuenta cómo vamos a guardar nuestros datos de forma que no se filtren o sean proclives al ataque de los ciberdelincuentes.
En este artículo vamos a explicarte por qué se suben datos a la nube y cuáles son los mejores consejos para mantener la integridad de toda la información cuando la compartas con tus compañeros de trabajo.
Ventajas de subir datos a la nube con seguridad
Uno de los principales beneficios de trabajar en la nube se encuentra en su capacidad de ahorro. No se necesitan espacios físicos adicionales, aparte de los dispositivos electrónicos que contienen los datos, y no hace falta transportarlos de un lugar a otro porque ya están dentro de un mismo sistema informático. Estas son otras ventajas de la nube:
- Ahorro de tiempo: La productividad aumenta exponencialmente al poder trabajar en grupo desde cualquier ordenador. Además, cada persona puede aportar su granito de arena, porque mientras dos personas se encuentran preparando una presentación, otras dos pueden terminar otra parte del proyecto, y trabajar al mismo tiempo de forma totalmente compatible.
- Ahorro de costes: Las empresas necesitaban de grandes archivadores para guardar todas las hojas que se acumulaban. Sin embargo, en la actualidad es posible tener toda la información recogida en unas pocas carpetas, subdivididas en tareas asignadas a cada uno de los integrantes del grupo.
- Seguridad virtual: En la nube es prácticamente imposible perder un documento, porque existen buscadores que son capaces de encontrar ese mismo archivo enseguida. Además, no debes temer si tus dispositivos se estropean, porque puedes entrar desde otro distinto y encontrar el archivo perfectamente.
- Ahorro económico: Como es obvio, el trabajo en la nube permite ahorrar en el uso de materiales como el papel y la tinta. El hecho de utilizar un sistema digital reducirá el gasto permanente en papel y tinta, además de no requerir espacio físico y no producir residuos que sean necesarios reciclar.
Consejos para subir información a la nube con seguridad
Ahora que conocemos las ventajas del trabajo en la nube con seguridad, vamos a ver cómo optimizar nuestros recursos para proteger nuestros documentos y complementar los propios sistemas de seguridad que emplee el servicio que utilizamos.
El primer consejo consiste en instalar programas seguros que nos permitan cifrar los archivos para evitar cualquier incidencia externa. Prueba softwares como Cryptomator o Veracrypt, que te permiten crear una “caja fuerte” con una contraseña en el dispositivo desde el cual accedas a la información. Aes Crypt y 7 ZIP, por otro lado, te ayudan a cifrar los documentos con un código que puedes utilizar para trabajar en ellos cada vez que quieras.
Además, cuando vayas a elegir un servidor para operar en la nube, debes asegurarte de que la dirección contiene un https y cuenta con un certificado de seguridad propio. Esto te dará un margen de confianza muy importante para afrontar tus futuros trabajos.
Lee las condiciones de uso de tu servicio en la nube con atención y las políticas de privacidad para detectar posibles fallos en los sistemas de protección de datos. Si ese es el caso, es preferible que utilices uno distinto o contrates uno que te lo garantice.
En el caso de que hayas automatizado las copias de seguridad, intenta hacer un backup o una copia extra en un lugar alternativo, como una carpeta dentro de un disco duro externo que puedas transportar desde tu casa a tu oficina.
Emplea contraseñas robustas y difíciles de descifrar, que solamente conozcas tú. Asegúrate de que cada miembro del equipo tenga una clave propia y de que cierren sesión cuando terminen de trabajar, para que se reduzcan las posibilidades de que se filtre la información al exterior.
Finalmente, ponte al día de las opciones de compartición de archivos que utiliza tu sistema en la nube, de forma que no compartas datos de forma accidental o concedas permisos innecesarios a quien no debería tenerlos.
Si sigues estos pasos, podrás trabajar en grupo en la nube sin preocupaciones. Siempre es conveniente que tengas en cuenta otros apartados vitales como la seguridad móvil de tus dispositivos, en los que operarás si tus ordenadores se han estropeado. Así, no tendrás que esperar ni un día para completar todas tus tareas en el trabajo.