Es un buen momento para analizar los gastos de tu empresa

En un momento de crisis económica como el actual es importante tener una mentalidad de ahorro, tanto en el ámbito personal, como en la gestión del negocio. Si tienes una empresa, reducir coste no sólo te ayudará a gastar menos, sino también a optimizar procesos con el objetivo de conseguir la mayor eficiencia financiera posible. Para ello, hoy vamos a contarte cómo analizar los gastos de tu empresa.

Hacer más con menos. Esa es la verdadera clave del éxito. Revisar todos los gastos que se tienen en una empresa, como la fiscalidad, los márgenes, la tesorería, el stock, la logística, los proveedores… es imprescindible para optimizar costes.

Los costes ordinarios -luz, limpieza, material de oficina, mantenimiento de vehículos…- pueden suponer hasta un 25 por ciento de los gastos de una empresa. En muchas ocasiones, no se les presta la suficiente atención por parecer insignificantes pero, como ves, una gestión inadecuada de ellos puede significar un riesgo para la viabilidad del negocio. Nuestra primera recomendación es que los tengas muy presentes y debidamente actualizados.

5 aspectos tener en cuenta para analizar los gastos de tu negocio

Estandarizar los procesos de compra, asignando un presupuesto y un plan de acción específico garantiza la optimización del gasto, ya que permite ser consciente de posibles desviaciones. Cuanto mayor sea la planificación, menor riesgo de incurrir en gastos extra o en costes inasumibles.

Otros aspectos que debes tener en cuenta para realizar un buen análisis de los gastos son:

1. Evalúa a tus clientes. El objetivo es que seas capaz de identificarlos como rentables y no rentables. De esta manera, te darás cuenta de que no todos los clientes interesan. Para saber qué tipo de clientes atraes, enumera a todos tus clientes de los dos últimos años, el sector al que pertenecen, el tamaño de sus empresas, qué servicios les prestas, cuánto te pagan, cómo lo hacen, el tiempo que tienes que dedicarles… Así, conseguirás hacer una radiografía de tu tipología de cliente, que te permitirá saber si son o no rentables y a quienes destinar más esfuerzos.
2. Estudia la relación con tus proveedores. Busca continuamente a los proveedores más competitivos del mercado y analiza de forma periódica tu relación con ellos. En el mercado, además, cuentas con herramientas que te pueden ayudar. Un ejemplo es el servicio Rural Confirming, que facilitan todas las entidades de Grupo Caja Rural, a los proveedores de sus empresas cliente. Consiste en un sistema integral de gestión de pagos a proveedores que ofrece la posibilidad a éstos de solicitar el anticipo de sus facturas antes de la fecha de vencimiento.
3. Analiza la rentabilidad de tus productos y/o servicios. Para ello, puedes recurrir a la Cuenta de Explotación de tu empresa. Es una herramienta en la que quedan reflejados ordenadamente el conjunto de los ingresos y los gastos generados por la actividad propia de la empresa, estableciendo directamente las ganancias y las pérdidas. Para medir con ella la rentabilidad de un producto, debes diferenciar costes fijos y variables y dividir los costes fijos en directos o asignables al producto e indirectos o no asignables directamente. Esta división te permitirá ver la diferencia entre el precio de venta y los costes variables o lo que se denomina margen de contribución variable. El margen puede ser positivo, negativo o neutro. Cuanto mayor sea este margen, mayor ganancia y rentabilidad de ese determinado producto.
4. Identifica periódicamente los gastos fijos y variables. Aunque creas que los tienes claros, siempre viene bien actualizarlos. Como sabes, los variables están directamente relacionados con el volumen de producción, por lo que crecen a medida que aumenta la producción. Los gastos fijos no dependen de la producción, sino que se tienen que hacer frente por el mero hecho de tener la empresa en marcha. Analizarlos te permitirá optimizarlos y reasignar prioridades, quizá, buscar nuevos proveedores y saber en qué se te va más dinero.
5. Reduce los gastos en viajes de empresa. Si algo nos  ha enseñado el coronavirus y el teletrabajo ha sido a optimizar las videoconferencias. En muchas ocasiones, los viajes de empresa son prescindibles. Para lo que antes hubiéramos organizado una visita al cliente, ahora es posible que podamos hacerlo por videollamada, por lo que es importante que priorices e identifiques si es absolutamente necesario veros en persona, sobre todo, cuando implica viajar.

Para analizar los gastos de tu empresa resulta de gran ayuda contar con el asesoramiento de profesionales expertos en finanzas. Si tienes un negocio, ponte en contacto con tu entidad del Grupo Caja Rural y solicita información sobre este servicio de asesoramiento a empresas, autónomos y emprendedores.